Økonomistyring

Det er vanskelig å drive et aktivt lokallag uten å bruke penger. Skal man bruke penger på en god måte, må man ha nok oversikt til å kunne planlegge pengebruken godt. Dessuten har medlemmene i lokallagene krav på å få vite hvordan lokallaget sine penger brukes, i tillegg til at de som har gitt penger til lokallaget vanligvis også skal ha tilbakemelding på hvordan disse pengene er brukt. Dette trenger ikke å være spesielt vanskelig, men det er enkelte ting som bør passes på.

Hvorfor økonomistyring

Lokallagene våre er styrt og eid av medlemmene i lokallaget. På årsmøtet bestemmer de gjennom handlingsplan og budsjett både hva slags arbeid lokallaget skal prioritere i løpet av året og hvordan penger skal prioriteres til de ulike typene arbeid. Det betyr at medlemmene på det neste årsmøte skal ha tilbakemelding på hvordan pengene har blitt brukt, noe som innebærer at styret i lokallaget må legge frem et årsregnskap på årsmøtet. Det betyr også at styret må ha nok informasjon om hvordan de bruker penger underveis, slik at styret greier å forholde seg til de prioriteringene som medlemmene bestemt på årsmøtet.

I tillegg er økonomistyring en forutsetning for å få penger i det hele tatt. De aller fleste som gir penger til et lokallag krever å få vite hvordan pengene de har gitt har blitt brukt. Hvis lokallaget ikke klarer å melde tilbake om dette, så mister som oftest lokallaget muligheten til å få mer penger i neste omgang.

Don't panic!

Økonomistyring i et lokallag trenger ikke å være spesielt vanskelig, og det er slett ikke særlig skummelt å ta tak i. Med noen få og svært enkle grep kan dere sørge for at dere har kontroll.

Først og fremst: Slik sørger du for at pengebruken ikke blir et eneste stort kaos

Det aller viktigste når det gjelder økonomistyring i et lokallag er å passe på at dokumentasjon på hvordan penger har kommet inn og hvordan penger har blitt bruk ikke forsvinner.

Slik gjør dere:

  1. Skaff en perm til kvitteringer
  2. Lim eller stift kvitteringer til A4-ark hvor det beskrives hva pengene har blitt brukt til eller hvor pengene kommer fra (hvis det er penger som kommer inn på konto). Arket skal ha påskrevet dato, og to personer i styret bør skrive under på at de godkjenner pengebruken (bare nødvendig for utgifter). Sett nummer på hvert ark og legg nr 1 nederst sånn at det blir lett å legge hvert nye ark i rekkefølge, slik:

 Kilde: LNU; Miniguide for lokalt økonomiarbeid

Bildet er hentet fra LNU's miniguide i lokalt økonomiarbeid. 

Dette arket kalles et bilag. Et bilag er et vedlegg til regnskapet som dokumenterer det som er regnskapsført.

Så lenge dere har en perm hvor alle slik dokumentasjon ligger i ordnet rekkefølge (den trenger ikke være sortert etter dato, men må være sortert etter nummer) så tar det ikke særlig mye arbeid å skaffe seg oversikt.

Enkel regnskapsføring

Et regnskap er ganske enkelt en balanse mellom penger inn og penger ut. Det går enten i minus, i balanse eller i pluss. Mer komplisert behøver det egentlig ikke å være, bortsett fra at hvis regnskapet bare viser hvor mye som har gått inn og ut av banken, så sier det jo ikke så mye om hvor pengene har kommet fra eller hvordan de har vært brukt. Derfor må regnskapet beskrive flere slike balanser mellom penger inn og penger ut enn bare bankkontoen.

Konto: Av gammelfransk "conter" (telle). -En opptelling av hvor mye penger som har kommet inn og hvor mye penger som har gått ut.

 Hvilke konti skal vi bruke?

Siden lokallaget skal styre sin pengebruk og rapportere på denne etter budsjettet som årsmøtet har bestemt, bør regnskapet ha en konto for hver inntekt som står på dette budsjettet, og en konto for hver utgift som står på budsjettet. Det er egentlig nok for å kunne ha oversikt på inntekter og utgifter så lenge ingen noensinne fører noe feil eller glemmer å betale ut noe. For å forsikre seg om at man ikke mister kontrollen, bør man i tillegg ha en konto per pengebeholdning man tar pengene inn og ut av. De fleste av våre lokallag har bare en slik pengebeholdning, og det er lokallagets bankkonto.

Her ser du en forenklet oversikt over noen konti som er naturlig å ha i et lokallag:

Bank Inntekt Frifond Inntekt driftstilskudd kommunen Inntekt Medlemskontingent Inntekt gaver Utgift sosial aktivitet Utgift opplæring Utgift representasjon Finansutgifter
Inn Ut Inn Ut Inn Ut Inn Ut Inn Ut Inn Ut Inn Ut Inn Ut Inn Ut

Hvor mye penger har vi fra før?

Penger som lokallaget har fra før bør føres inn før resten av regnskapet føres slik at dere har kontroll på hvor mye penger dere har totalt. Dette kan gjøres slik:

      Bank
Nr Dato Beskrivelse Inn Ut
0 01.jan Inngående balanse  kr 16 235,00 

Skriv alle tall to ganger!

Ingen penger oppstår eller forsvinner av seg selv. Penger som kommer inn på en konto må komme fra et sted, og penger som kommer ut av en konto kommer inn et annet sted. Ved å føre alle tall inn et sted, og ut et annet sted, får du god kontroll på at det ikke har forsvunnet eller spontant oppstått noen penger i regnskapet på vei ut av banken eller på vei inn til banken. Dette regnskapet viser foreløpig at lokallaget hadde 16.235 kroner ved starten av året, og har brukt 279 kroner på representasjon. Dermed har laget 15.956 kroner igjen, og de har foreløpig hatt et negativt resultat på 279 kroner.

      Bank Utgift representasjon Finansutgifter
Nr Dato Beskrivelse Inn Ut Inn Ut Inn Ut
0 01.jan Inngående balanse  kr 16 235,00         
4 30.jan Hilde reise til vinterleir    kr      279,00   kr      279,00      
    Sum  kr                -    kr      279,00   kr      279,00    kr               -    kr               -  
    Resultat per konto  kr                            15 956,00  kr                               279,00  kr                                          -  
    Resultat  kr                                -279,00    

 

Resultat: Resultat er inntekter minus utgifter. Dersom en enhet har mer inntekter enn utgifter, så har enheten et positivt resultat (overskudd). Har enheten mer utgifter enn inntekter, så har enheten et negativt resultat (underskudd). I eksempelet har lokallaget foreløpig et negativt resultat på 279 kroner fordi det ikke har hatt inntekter enda, men har brukt 279 kroner.

Oppsummering. -Noen tommelfingelregler

  • Pass på at alle kvitteringer havner i en perm i nummerert rekkefølge med beskrivelser, dato og signaturer
  • Inntekter skal også dokumenteres, så pass på at du har skriv som dokumenterer også disse. Dette kan for eksempel være tilskuddsbrev eller eposter som forteller at noen har gitt en gave. Skriv dem ut, nummerer dem og legg dem i permen sammen med de andre kvitteringene
  • Alle inntekter og utgifter skrives to ganger. Penger som går ut av en konto skal inn i en annen konto. Penger som går inn i en konto skal ut av en annen.
  • Resultatet skal vise hvor mye hele regnskapet går i pluss eller minus.

Det var alt! Nesten...

Ved å lese frem til hit, har du lært det viktigste du trenger for å føre et regnskap som viser hvor mye som er brukt eller tjent innenfor de ulike budsjettpostene, hvor mye penger lokallaget har til rådighet, og hvorvidt lokallaget har tjent eller tapt penger. Resten er detaljer som sørger for at du får enda mer kontroll, og som hindrer at det oppstår feil. Dette er beskrevet på neste side.


 

Hjelp! Vi mangler en kvittering!

Av og til mangler en kvittering eller annet skriv som dokumenterer en inntekt eller utgift. Det er ikke verdens undergang, men det er viktig å rydde opp i mens dere fortsatt husker hvor pengene kommer fra eller hvordan de har blitt brukt.

Det man gjør i slike tilfeller er å skrive en "sannsynliggjøring." En sannsynliggjøring er et skriv hvor man beskriver hvordan pengene er brukt eller tjent på en sånn måte at andre som leser skrivet kan regne med at det er sannsynlig at dette stemmer. Her er eksempel på en sannsynliggjøring:

"Den 3. mars 2015 ble det kjøpt pizza i forbindelse med at styret skulle samles for å føre regnskapet for januar og februar. Innkjøpet dreide seg om en stor Ham and Pepperoni fra Peppes til 198 kroner, pluss en stor Cola til 44 kroner. Totalt kom dette på 242 kroner som ble betalt med lokallagets bankkort."

Sannsynliggjøringen skrives på et ark, gis et nummer og signeres på akkurat samme måte som dere gjør med de andre kvitteringene, før det settes i permen.

Hvordan kontrollere at regnskapet stemmer uten å måtte gjøre en masse detektivarbeid

Små feil og forglemmelser skjer ofte når man fører et regnskap. I tillegg er det enkelte inntekter og utgifter som kommer inn eller trekkes fra bankkontoen uten at lokallaget får noen beskjed om det. Det vanligste er gebyrer som trekkes i banken automatisk. Dette skal også føres i regnskapet.

Bankavstemming: Bankavstemming er å kontrollere at det som har gått inn og ut av banken og det som er ført i regnskapet stemmer overens.

For å få full kontroll på regnskapet bør det derfor gjøres en bankavstemming med jevne mellomrom. Aller helst hver måned. Slik gjør du:

  1. Gå inn i nettbanken og skriv ut en kontoutskrift for den måneden du vil avstemme
  2. Hent økonomipermen og regnskapet du har ført så langt.
  3. Ta et og et ark i økonomipermen. Kontroller først at arket du holder på med er ført i regnskapet, deretter leter du i kontoutskriften til du finner igjen beløpet der.
  4. Sett samme tall som står på arket og i regnskapet ved siden av den linjen i kontoutskriften som stemmer overens med kvitteringen.
  5. Stryk over den aktuelle linjen i kontoutskriften, sånn at du kan se at den linjen er kontrollert

Noen ganger kan det tenkes at du finner en regning eller kvittering som er ført i regnskapet, men som du ikke finner igjen i kontoutskriften. Det skyldes vanligvis at regningen ikke er betalt. Siden du likevel er inne i nettbanken, kan du like godt betale den med en gang, så dukker den opp på en senere kontoutskrift og kan kontrolleres da.

Du vil nesten alltid sitte igjen med linjer med utgifter eller inntekter på kontoutskriften som du ikke finner igjen i permen og som du ikke har ført i regnskapet. Dette er vanligvis gebyrer og renter. Skriv ut disse transaksjonene, sett nummer på dem, legg dem i permen og før dem i regnskapet på henholdsvis finansutgifter eller finansinntekter, avhengig av om det er en inntekt eller utgift.

Når alle linjene i kontoutskriften er strøket over fordi du har kontrollert dem, og når alle arkene i permen er kontrollert sånn at du vet at det som har skjedd i regnskapet også har skjedd i banken, legger du kontoutskriften oppå det siste arket som er kontrollert. Hvis det senere dukker opp feil i regnskapet, så vet du fra nå av at alt som ligger under denne kontoutskriften stemmer, så du slipper å lete etter feilen der.

Så kommer den virkelig spennende biten: Sier regnskapet og banken det samme om hva som står på konto?

Transasksjonsdato og bilagsdato - det du trenger å vite for å få tallene til å stemme fullstendig 

Stemmer ikke summen på kontoutskriften overens med det som regnskapet sier at står bankkontoen? Don't panic! Det skal vanligvis være sånn fordi det er ikke alt som er regnskapsført som har skjedd i banken enda. Dette handler om et grunnleggende prinsipp for hvordan man fører regnskap på en god måte. Hvis du ikke skjønner bæret nå, så er det ikke verdens undergang. Hvis du likevel er interessert i å virkelig få stålkontroll på dette med regnskap, så finner du forklaringen nedenfor...

Et aktivt lokallag vil ofte være i en situasjon hvor laget har blitt lovet penger som ikke har kommet inn på konto enda, eller hvor de har regninger som ikke har blitt betalt ut enda. Det er lurt å regnskapsføre disse beløpene selv om pengene ikke har blitt flyttet inn eller ut av den virkelige bankkontoen enda, fordi da kan lokallaget ta avgjørelser basert på hvor mye penger de vet at de kommer til å ha i stedet for å styre etter hva som står på konto akkurat nå.

Eksempel: Hvis et lokallag har 20.000 kroner i banken, og en ubetalt regning på 10.000 kroner, så er det lurt å ha et regnskap som viser at lokallaget har 10.000 kroner tilgjengelig selv om bankkontoen sier noe annet.

Transaksjonsdato: Den datoen pengene kommer inn eller går ut av banken.

Bilagsdato: Den datoen som står på kvittering, bestillingsbekreftelse, tilskudssbrev og så videre. Altså den datoen hvor noen begynte å skylde noen andre penger. Kalles også regnskapsdato, og noen ganger fakturadato.

Der å bruke bilagsdato/regnskapsdato i regnskapet når dette føres, kalles "regnskapsprinsippet." Det er vanligvis anbefalt å bruke dette prinsippet for regnskapsføring. Det å føre regnskap med utgangspunkt i transaksjonsdatoene kalles "kontantprinsippet". Kontantprinsippet var vanligere før, når de fleste transasksjoner ble gjort med fysiske penger slik at transaksjonsdato og regnskapsdato ofte var den samme, men er ikke anbefalt å bruke i dag.

For å gjøre bankavstemmingen helt ferdig, må du altså ofte gjøre følgende:

  1. Ta utgangspunkt i det som står i regnskapet at skal være på konto.
  2. Trekk fra eventuelle inntekter som har blitt regnskapsført, men som ikke har kommet inn i banken enda. Dette kalles ofte "utestående fordringer."
  3. Legg til eventuelle utgifter som har blitt regnskapsført, men som ikke har blitt betalt ut i banken enda. Dette kalles ofte "leverandørgjeld."
  4. Hvis alt er ført rett frem til dags dato, skal det beløpet du sitter igjen med nå stemme overens med det som står på konto.

 

Sist redigert fredag, 23 oktober 2015 08:26
(0 Stemmer)