Styremøter

I følge vedtektenes §22.5, skal lokallagenes styrer avholde styremøter som det føres protokoll fra. Denne artikkelen forteller deg hvordan dette kan gjøres på en enkel og ryddig måte.

 

Hvorfor må vi ha protokollførte møter?

Alle styremedlemmer er personlig ansvarlig for hva lokallaget gjør og hvordan lokallaget bruker penger. Hvordan styremedlemmene har styrt lokallaget skal i tillegg meldes tilbake til medlemmene på neste årsmøte gjennom årsmeldingen. Dermed blir det viktig å dokumentere hva slags informasjon styret har hatt (hva styret har tatt til orientering) når de har tatt avgjørelser, hva styret har avtalt å gjøre, og hvordan styret har styrt pengebruken i løpet av året.

Ikke minst er det viktig å dokumentere hva styret har vært enige om. Et skriftlig vedtak om å bruke 25.000 kroner på en aktivitet viser hvem som var ansvarlig for å bestemme at det ble brukt 25.000 kroner på en aktivitet. Hvis det bare er noe man har blitt muntlig enige om, så blir det lett konflikter dersom det viser seg at styret ikke var så enige som de trodde. Enda verre blir det dersom noen av styremedlemmene da blir beskyldt for å sette i gang kostbare aktiviteter på egenhånd uten å ha rådført seg med styret.

Hvor ofte bør vi ha styremøter?

Antallet styremøter kommer an på hvor mye aktivitet som skal styres. I et lokallag med et par aktiviteter i løpet av året, holder det med et par styremøter som vedtar rammene for aktiviteten og lar seg orientere om hvordan det har gått med aktivitetene.

I et lokallag med mye aktivitet, kommer antallet styremøter an på hvordan aktiviteten er organisert. Hvis det er styret selv som planlegger og gjennomfører all aktiviteten, bør man ha styremøter ofte. Hvis ansvaret for gjennomføring er delegert videre til enkeltpersoner eller grupper (komiteer), og beskrivelsene er gode for hva disse personene eller komiteene har ansvar for, så holder det at styret møtes ofte nok til å klare å følge med på hva som skjer i lokallaget, og eventuelt korrigere budsjettrammer og andre ting ved behov.

En god tommelfingelregel er uansett å møtes minst hver tredje måned for å få oversikt over økonomi og planlegge de neste månedenes aktiviteter.

Forarbeid

Før et styremøte skal gjennomføres er det viktig at styremedlemmene vet hva som skal orienteres om og diskuteres på styremøtet. Ellers blir det vanskelig for styremedlemmene å ta ansvar for lokallaget på en skikkelig måte. I forkant av styremøtet bør det derfor sendes ut en innkalling med saksliste (dagsorden) hvor de ulike sakene som skal diskuteres er beskrevet.

Det er ikke nedfelt i noen regler hvem som har oppgaven med å utarbeide sakslisten i forkant av styremøtet, men det er viktig at sakslisten skrives av en som har god oversikt over hva som foregår i lokallaget. Hvis en frivillig utenfor styret har påtatt seg ansvar for mye av den daglige driften på vegne av styret, så er det ikke unaturlig at det er denne frivillige som lager sakslisten. Ellers er det vanligst at denne oppgaven tilfaller styreleder. Noen styrer har så stor saksmengde at det nedsettes et eget utvalg for å sette dagsorden for styret. Sentralstyrets arbeidsutvalg (AU) er et eksempel på et slikt utvalg.

Her finner du et eksempel på en innkalling med dagsorden for et lokallagsstyre.

Det er også en god ide at den som skal skrive protokollen fra møtet har et utkast klart på forhånd. Da blir det mye lettere å henge med underveis i møtet. Protokollføring er beskrevet i neste kapittel.

Protokollutkast

Akkurat som med innkalling og dagsorden, er det heller ikke bestemt noe sted hvem det er som skal skrive protokollen. dette kan gå på rundgang blant styremedlemmene, det kan være avtalt at et bestemt styremedlem har denne oppgaven, eller oppgaven kan delegeres til en frivillig som ikke er en del av styret.

Protokollen skal inneholde når og hvor møtet fant sted, hvem som deltok i møtet, hvilke saker som ble behandlet, og hvilke vedtak styret har blitt enige om.

Her finner du et eksempel på utkast til protokoll fra det samme styremøtet som innkallingen var et eksempel på.

Gjennomføring

Det er ikke alltid styremøter går helt slik man har tenkt. Denne styreprotokollen viser et eksempel på hvordan ulike problemer og konflikter kan tas til behandling i et styremøte.

Sist endret: man 26 okt 2015